Beide Formate sind gültige E-Rechnungen nach EN 16931. Der Unterschied liegt nicht in der Rechtsgültigkeit, sondern in der Form.
ZUGFeRD: das hybride Format
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF (im Archivformat PDF/A-3), in das eine XML-Datei eingebettet ist. Der Mensch öffnet und liest ein ganz normales Rechnungs-PDF; die Buchhaltungssoftware liest parallel die strukturierten Daten. Für Händler ist das der natürlichste Weg: Die Rechnung bleibt druckbar, versendbar und für Endkunden verständlich. Übrigens: ZUGFeRD und das französische Factur-X sind derselbe Standard unter zwei Namen; eine aktuelle ZUGFeRD-Rechnung ist damit auch für französische Geschäftspartner das richtige Format.
XRechnung: das reine Datenformat
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne PDF-Anteil, ursprünglich für Rechnungen an Behörden entwickelt, die dieses Format verbindlich fordern. Sie ist maschinell perfekt verarbeitbar, für Menschen aber ohne Software nicht lesbar.
Welches Format brauchen Sie?
Für Geschäftskunden und den Handel: ZUGFeRD, weil es beide Welten bedient. Für öffentliche Auftraggeber: XRechnung, weil sie dort vorgeschrieben ist. Gute Systeme erzeugen beide Formate aus denselben Rechnungsdaten, sodass die Frage im Alltag gar nicht mehr auftaucht.
Worauf es wirklich ankommt
Format hin oder her: Entscheidend ist, dass die Rechnung die EN 16931-Validierung besteht. Eine formal hübsche, aber invalide Datei wird von Buchhaltungssystemen abgewiesen. Erzeugen Sie Rechnungen deshalb nie von Hand, sondern mit einem System, das jede Ausgabe gegen die Norm prüft.